Empezar a impartir formación bonificada en modalidad teleformación implica cumplir requisitos en varios frentes a la vez: acreditación administrativa, plataforma técnica, figura del tutor y documentación. Es fácil resolver bien tres de los cuatro y fallar por el cuarto, precisamente porque no hay un único sitio donde se agrupe todo lo que hay que tener listo antes de empezar.
Esta checklist reúne, en un solo lugar, los puntos que un centro debería tener resueltos antes de comunicar su primera acción formativa en teleformación.
Acreditación del centro
| Punto | Verificado |
|---|---|
| Acreditación específica para teleformación obtenida (SEPE o comunidad autónoma correspondiente) | ☐ |
| Registro de Entidades de Formación actualizado | ☐ |
| Diferenciación clara entre entidad organizadora e impartidora, si aplica | ☐ |
| Memoria de actividades formativas al día, si se requiere para renovación | ☐ |
Desde 2020, FUNDAE exige que los centros de teleformación estén acreditados por el SEPE o por la comunidad autónoma correspondiente, no basta con estar dado de alta como entidad de formación en general.
Aquí hay dos trámites que conviene no confundir, porque el segundo se olvida más de lo que parece. El primero es la inscripción o acreditación del centro como entidad de teleformación: el alta en el Registro de Entidades de Formación con la modalidad de teleformación reconocida, ante el SEPE o ante el órgano competente de tu comunidad autónoma. El segundo es dar de alta la especialidad o acción formativa concreta que vas a impartir. Un centro puede estar perfectamente acreditado como entidad y aun así comunicar una acción para la que no tiene la especialidad habilitada. Antes de tu primera comunicación, comprueba que la especialidad concreta figura en tu ámbito de actuación y que la plataforma declarada es la misma que vas a usar: si acreditaste el centro con un dominio y luego mueves el Moodle a otro, ese dato debe quedar coherente. Guarda copia de las resoluciones y del número de expediente; es lo primero que se cruza en cualquier revisión.
Plataforma técnica (Moodle)
| Punto | Verificado |
|---|---|
| Usuario único por participante, sin accesos compartidos | ☐ |
| Disponibilidad 24/7 verificada con monitorización activa | ☐ |
| Restricciones de finalización configuradas para trazabilidad secuencial | ☐ |
| Registro de tiempos de conexión y actividad funcionando correctamente | ☐ |
| Sistema de comunicación tutor-alumno con registro (foro, mensajería, videoconferencia grabada) | ☐ |
| Contenido en formato multimedia interactivo, no solo documentos estáticos | ☐ |
| Accesibilidad verificada (subtítulos, texto alternativo, navegación por teclado) | ☐ |
| Backups automáticos configurados y verificados con restauración de prueba | ☐ |
| Política de privacidad y tratamiento de datos conforme al RGPD | ☐ |
| Usuario de inspección creado, con permisos de solo consulta | ☐ |
Lo tratamos en detalle en requisitos técnicos de FUNDAE para plataformas Moodle.
El orden de estos puntos importa más de lo que parece, y hay uno que no admite hacerlo a mitad: el rastreo de finalización. En Moodle se activa a dos niveles, primero en la configuración del curso (habilitar el seguimiento de finalización) y después actividad por actividad, definiendo qué cuenta como “completada” (verla, aprobar el cuestionario, entregar la tarea). Si lo dejas para cuando ya hay alumnos dentro, los estados de finalización no se recalculan hacia atrás de forma limpia: las actividades que un participante ya hizo antes de activarlo pueden quedar sin marcar, y acabas parcheando a mano o reseteando el progreso. Déjalo configurado en el curso plantilla, antes de matricular a nadie. Los registros de conexión y tiempos (Informes → Registros y el informe de finalización de actividad) sí se guardan desde el minuto uno, pero el informe de finalización solo es fiable si los criterios estaban definidos desde el principio.
Dos cosas más que se dejan para el final y deberían ir en la configuración inicial: el usuario de inspección con permisos de solo consulta (un rol que pueda navegar el curso y ver los informes sin poder modificar nada, listo para entregar credenciales el día que lo pidan) y la prueba de restauración de un backup. Tener backups automáticos programados no demuestra nada si nunca has restaurado uno; haz una restauración de prueba en un curso vacío y confirma que recuperas contenido, matrículas y progreso.
Figura del tutor
| Punto | Verificado |
|---|---|
| Tutor con formación metodológica en teleformación o mínimo 30 horas de experiencia acreditada | ☐ |
| Ratio de alumnos por tutor dentro del límite de 80 simultáneos, sumando todos sus grupos activos | ☐ |
| Función dinamizadora activa (bienvenida, seguimiento, prevención de abandono), no solo respuesta pasiva a dudas | ☐ |
| Tiempo de respuesta razonable comunicado y cumplido (recomendado no superior a 48 horas) | ☐ |
| Horas de tutoría imputadas dentro del límite de la duración total de la acción formativa | ☐ |
El límite de 80 alumnos simultáneos por tutor es de los que más se malinterpretan al empezar, porque se cuenta mal. No es 80 por curso ni 80 por grupo: es la suma de todos los participantes activos que ese tutor tiene asignados a la vez, sumando todos sus grupos y todas sus acciones formativas en marcha. Un tutor con tres grupos de 30 en paralelo ya va sobrado. Antes de asignar grupos, cuenta la carga real de cada tutor mirando sus matrículas activas en Moodle, no la teoría. Cómo repartir grupos, contar solapamientos y no pasarte del ratio lo desarrollamos en máximo de alumnos por tutor en FUNDAE.
La otra pata del tutor es que la tutorización tiene que ocurrir dentro de la plataforma y dejar rastro. La función dinamizadora (bienvenida, seguimiento, avisos a quien se descuelga) no es un extra pedagógico bonito: es lo que se comprueba en auditoría a través de los foros, la mensajería y los registros de la plataforma. Si el tutor resuelve dudas por WhatsApp o por su correo personal, esa actividad no existe para efectos de la bonificación. Comunica al tutor desde el primer día que todo lo que sea seguimiento y respuesta al alumno pasa por Moodle.
Documentación y proceso administrativo
| Punto | Verificado |
|---|---|
| Guía didáctica del curso accesible dentro de la plataforma (objetivos, metodología, evaluación) | ☐ |
| Cuestionario de evaluación/satisfacción según modelo normalizado, disponible al finalizar el curso | ☐ |
| Proceso de comunicación de inicio con margen de al menos 7 días de antelación | ☐ |
| Número de afiliación a la Seguridad Social de cada participante verificado antes de comunicar | ☐ |
| Proceso definido para conservar toda la documentación durante 4 años tras la finalización | ☐ |
| Plantilla de diploma con los datos mínimos exigidos (nombre, DNI, empresa, CIF, curso, horas, fechas) | ☐ |
La documentación es el frente que parece el más aburrido y el que más no conformidades genera, porque casi todo se prepara una vez y se reutiliza, pero solo si está preparado. La guía didáctica tiene que estar accesible dentro de la plataforma (un recurso al inicio del curso, no un PDF en tu ordenador) y recoger objetivos, metodología, sistema de evaluación y datos de contacto de tutoría. El control de accesos es doble: el histórico de conexiones que Moodle guarda en Registros, y la coherencia de esos accesos con las fechas comunicadas de la acción formativa, que nadie aparezca “conectado” antes de la fecha de inicio o después de la de cierre. Y las evidencias son todo lo que demuestra que el alumno hizo el curso: registros de finalización de actividad, resultados de los cuestionarios, participación en foros y el diploma emitido. Define desde el principio dónde conservas todo esto durante los cuatro años posteriores, porque exportarlo del Moodle a mano, curso a curso y años después, es justo lo que nadie quiere estar haciendo cuando llega el requerimiento.
Contenido del curso
| Punto | Verificado |
|---|---|
| Curso organizado en unidades, módulos o temas claramente estructurados | ☐ |
| Contenidos alineados con los objetivos y coherentes con la duración comunicada | ☐ |
| Sistema de evaluación del aprendizaje (cuestionarios, actividades prácticas) que verifique el 75% de contenidos completados | ☐ |
| Vídeos con subtítulos o transcripción disponible | ☐ |
Por dónde empezar si estás implementando esto desde cero
- Confirma primero la acreditación administrativa: sin ella, ningún requisito técnico compensa la falta de habilitación para operar en teleformación.
- Configura la plataforma técnica siguiendo el bloque de Moodle de esta checklist, antes de dar de alta al primer alumno.
- Revisa la situación de tus tutores: formación acreditada y ratio de alumnos, antes de asignar grupos.
- Prepara las plantillas de documentación (guía didáctica, cuestionario de satisfacción, diploma) para no improvisarlas curso a curso.
- Haz un simulacro de auditoría interna antes de la primera comunicación real, revisando que puedes generar el informe de seguimiento sin dificultad.
El orden no es caprichoso, y el punto que más se salta es el 2 y el 3 antes del 4. La lógica es simple: la plataforma y el ratio de tutores se configuran una sola vez y condicionan todo lo demás, pero solo funcionan bien si se dejan resueltos antes de que entre el primer alumno. El rastreo de finalización que no se activó a tiempo, o el tutor al que le metiste el cuarto grupo sin contar, no se arreglan retroactivamente sin ensuciar los datos, y son justo los datos que después tienes que presentar. La documentación, en cambio, sí se puede pulir sobre la marcha sin corromper nada del histórico. Por eso el orden correcto es: acreditación (habilita operar), plataforma y tutores (condicionan la trazabilidad, y no admiten retroactividad limpia), y por último documentación y simulacro. Matricular antes de tener cerrados los frentes 2 y 3 es la forma más habitual de empezar con datos que no cuadran.
Errores típicos de un centro que empieza
Casi todo lo que vemos entrar por soporte de un centro nuevo se reduce a tres patrones, y los tres nacen de matricular antes de tener la plataforma cerrada:
- Activar el rastreo de finalización a mitad de curso. Es el clásico. El centro publica el curso, mete alumnos y descubre semanas después que el informe de finalización sale vacío o incompleto, porque el seguimiento no estaba habilitado o los criterios por actividad no estaban definidos. Como no recalcula hacia atrás, toca resetear progreso o marcar a mano, y aun así quedan huecos. Se evita configurándolo en el curso plantilla antes de la primera matrícula.
- No dejar preparado el usuario de inspección. Llega el requerimiento y hay que improvisar un rol de solo consulta con prisa, a veces dando permisos de más “para que vea todo”. El usuario de inspección se crea el día uno, con permisos de solo lectura y probado: entras con él y confirmas que ve el curso y los informes sin poder tocar nada.
- Tutoría fuera de la plataforma. El tutor resuelve por WhatsApp, teléfono o correo personal porque es más cómodo, y toda esa interacción (que existió y fue real) no deja rastro en Moodle. Para la bonificación es como si no hubiera habido tutoría. Todo el seguimiento pasa por foros y mensajería de la plataforma, sin excepciones.
Estos y otros fallos frecuentes, con lo que dispara cada uno en una revisión, los recogemos en errores habituales en auditorías FUNDAE con Moodle.
Los cuatro frentes de un vistazo
Si tuvieras que llevarte una sola tabla, esta resume qué resuelve cada frente y dónde se comprueba en la práctica:
| Frente | Qué resuelve | Dónde se comprueba |
|---|---|---|
| Acreditación | Habilitación legal para operar en teleformación y para la especialidad concreta | Resolución del SEPE o CCAA y Registro de Entidades de Formación |
| Plataforma (Moodle) | Trazabilidad: usuario único, tiempos, finalización, backups, usuario de inspección | Informes y Registros de Moodle, acceso del usuario de inspección |
| Tutores | Cualificación, ratio ≤80 simultáneos y dinamización con rastro | Matrículas activas por tutor, foros y mensajería de la plataforma |
| Documentación | Guía didáctica, evidencias y conservación 4 años | Recursos del curso, informes exportados y archivo del centro |
Preguntas frecuentes
¿Necesito la acreditación de teleformación aunque ya esté acreditado para formación presencial? Sí, la acreditación para teleformación es específica y se exige de forma independiente desde 2020, aunque el centro ya esté acreditado en otras modalidades.
¿Puedo empezar a impartir cursos mientras tramito la acreditación? No es recomendable: sin la acreditación específica de teleformación, la bonificación de esos cursos puede quedar invalidada retroactivamente.
¿Qué pasa si mi Moodle no cumple algún punto de la checklist técnica? Cada punto sin resolver es un riesgo concreto en una auditoría, desde no conformidades menores hasta la invalidación completa de la modalidad de teleformación, según el punto que falle.
¿Cuánto tiempo lleva preparar todo esto desde cero? Depende del punto de partida: la configuración técnica de Moodle puede resolverse en días si se hace de forma sistemática, mientras que la acreditación administrativa puede llevar más tiempo según la comunidad autónoma.
¿Puedo delegar la gestión de la plataforma técnica y quedarme solo con la parte pedagógica? Sí, es habitual separar la gestión de la infraestructura y configuración técnica de la parte de contenido y tutorización, siempre que quede claro quién responde de cada bloque de esta checklist.
¿Esta checklist sirve también para formación mixta (blended)? La formación mixta hereda los requisitos de ambas modalidades, así que el bloque de teleformación de esta checklist aplica igualmente a la parte online del curso mixto.
¿Con qué frecuencia debería revisar esta checklist? Antes de cada nueva acción formativa, especialmente el bloque de plataforma técnica y tutores, ya que cambios de versión de Moodle o cambios de carga de trabajo de un tutor pueden alterar el cumplimiento sin que sea evidente a simple vista.
Ya tengo alumnos dentro y el rastreo de finalización estaba mal configurado, ¿puedo arreglarlo sin empezar de cero? Puedes definir los criterios de finalización a posteriori, pero Moodle no los recalcula limpiamente para la actividad que ya ocurrió: quedará progreso que tienes que revisar y, en algunos casos, marcar o resetear a mano. Los registros de conexión sí se conservan, así que no pierdes el histórico de accesos; lo que queda tocado es el informe de finalización. Por eso insistimos en dejarlo configurado en el curso plantilla antes de matricular.
¿Basta con tener el centro acreditado o también necesito dar de alta cada especialidad? Son dos cosas distintas. La acreditación te habilita como entidad de teleformación; la especialidad o acción formativa concreta tiene que estar dentro de tu ámbito de actuación antes de comunicarla. Estar acreditado no implica poder impartir cualquier curso: comprueba la especialidad concreta antes de la primera comunicación.
El tutor prefiere atender por WhatsApp porque los alumnos responden más rápido, ¿es un problema? Para el alumno puede ser cómodo, pero para la bonificación esa tutoría no existe: no deja rastro en la plataforma y no se puede acreditar en una revisión. Puedes usar un canal ágil como aviso, pero el seguimiento real (dudas, correcciones, mensajes de dinamización) tiene que quedar registrado en los foros o la mensajería de Moodle.
Conclusión
Empezar bien en formación bonificada teleformación no depende de un único trámite, sino de tener resueltos a la vez cuatro frentes distintos: acreditación, plataforma, tutores y documentación. Esta checklist está pensada para que ningún de los cuatro quede por defecto en manos de la suposición de que “ya debe estar bien”.
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